Accueil Téléphonique
La Permanence téléphonique est la vitrine de votre entreprise
L'accueil téléphonique chez Leads Provider
Il est important que votre accueil téléphonique soit géré par des professionnels car c'est le premier contact téléphonique avec votre entreprise et ce dernier doit véhiculer une image positive pour que vos prospects et clients soient rassurés. Il est donc primordial de soigner cette première impression.
La permanence téléphonique fait partie des services de télésecrétariat . C'est un service d’accueil téléphonique personnalisé.
Leads Provider propose la permanence et l'accueil téléphonique externalisé pour assurer la réception de vos appels pendant des plages horaires larges (de 8 à 20heures et les jours fériés et chômés par exemple). Même quand votre entreprise est fermée, Leads Provider continue à réceptionner et à traiter vos appels.
Nous avons gagné la confiance de nos clients grâce à une équipe d'assistants téléphoniques compétente. Ils maîtrisent l'ensemble du processus de la réception des appels : Le renseignement des appelants, la gestion des rendez-vous, la gestion du standard téléphonique externalisé, l'orientation des clients et des prospects et leur qualification, le transfert des appels aux bons interlocuteurs au sein de votre entreprise, la prise de messages...etc.
Ainsi avec Leads Provider, nos clients sont rassurés. Ils savent que leurs appels sont traités avec professionnalisme.
Avantages de l’externalisation de l’accueil téléphonique chez Leads Provider
Parmi les avantages de Leads Provider dans la gestion de l'accueil téléphonique :
Prestation permanente ou en débordement
Nos solutions d'accueil téléphonique sont flexibles, elles s’adaptent parfaitement à vos besoins soit en solution permanente ou en débordement, nos télésecrétaires répondent au nom de votre entreprise du lundi au samedi de 8h à 20h. Vous avez un large choix d’options : Transfert d’appel, prise de message, prise de RdV, envoi de sms, etc.
Accueil bilingue Français / Anglais
Tous nos opérateurs sont bilingues Anglais. Nous leur dispensons des formations continues. Ils ont l'habitude de travailler pour le compte de grandes entreprises présentes à l’international et reçoivent de nombreux appels d’interlocuteurs étrangers tous les jours.
Permanence téléphonique à forte valeur ajoutée
Nos collaborateurs ont plusieurs années d'expérience. Ils géreront vos appels téléphoniques en fonction de vos consignes spécifiques avec des scripts d'appels prédéfinis. Ils seront formés sur vos produits et services pour répondre avec pertinence aux questions de vos appelants.
Réalisez des économies
Externaliser la gestion de votre accueil téléphonique à Leads Provider vous permettra d’avoir des horaires de votre standard plus large. Vous réduisez, ainsi, vos charges salariales, sociales ainsi que vos coûts fixes.
Facturation adaptée
Nous facturons nos prestations à l’heure, forfait annuel ou mensuel. Nous nous adaptons en fonction des missions de nos clients. C’est très important pour optimiser votre trésorerie.
Avec la permanence téléphonique de Leads Provider, vous n'avez pas de :
- Pas de contrat de travail à gérer
- Pas de charges sociales à payer
- Pas de gestion de ressources humaines
- Pas d’engagement
- Un contrat flexible et souple
- Une grande disponibilité et des horaires élargis
- Une facturation adaptée
Notre approche pour la gestion de votre standard téléphonique
Notre approche pour la gestion du standard téléphonique externalisé de nos clients (Des grandes entreprises, PME et TPE mais aussi les start-up) est éprouvée depuis 2007.
- Une première réunion avec le client pour définir ses besoins.
- Nous transmettons, par la suite, les besoins du client à notre département informatique pour paramétrer notre système d'information.
- Nous formons nos assistants téléphoniques sur vos produits et services pour répondre correctement à vos appelants.
- Enfin, nos assistants téléphoniques commencent à répondre à vos appels au nom de votre entreprise.
- Nous définissons, éventuellement, avec le client des règles pour le transfert des appels vers leurs collaborateurs.
- Un compte rendu de chaque conversation leur sera envoyé par mail.
FAQ
Le rôle de l'accueil téléphonique peut être résumé en cinq points :
- Première impression : l’accueil téléphonique externalisé joue un rôle crucial car il crée la première impression de l'entreprise pour les appelants. C’est la vitrine de l'entreprise.
- Orientation et assistance : le service d accueil téléphonique est chargé de diriger les appelants vers la bonne personne ou le bon service au sein de l'entreprise. Il répond aux questions de base et guide les appelants vers les ressources appropriées.
- Relation client : le standard téléphonique externalisé constitue un point de contact privilégié avec les clients. Il est essentiel pour établir une relation positive, offrir un service client de qualité et résoudre les problèmes ou les préoccupations des clients de manière efficace et courtoise.
- Gestion des appels entrants : un accueil téléphonique professionnel est chargé de gérer les appels entrants de manière efficace. Cela inclut la prise de messages, la gestion des appels en attente et la gestion des appels urgents ou prioritaires.
Voici cinq conseils pour gérer les appels téléphoniques difficiles :
- Restez calme et professionnel : gardez votre calme et restez professionnel. Évitez de prendre les commentaires négatifs du client personnellement.
- Écoutez activement : écoutez activement ses préoccupations. Laissez-le s'exprimer librement et évitez de l’interrompre. Cela montre que vous prenez au sérieux ses problèmes.
- Empathie et compréhension : montrez de l'empathie en reconnaissant les émotions du client et en comprenant sa situation. Exprimez votre volonté de trouver une solution appropriée.
- Restez solutions-orienté : concentrez-vous sur la recherche de solutions pour résoudre le problème du client. Proposez-lui des alternatives pour trouver une résolution satisfaisante.
- Suivi et engagement : après avoir résolu le problème, assurez-vous de faire un suivi approprié et vérifiez si le client est satisfait de la résolution. Cela démontre votre engagement envers la satisfaction du client.
Voici quatre méthodes pour mesurer la satisfaction des clients suite à un accueil téléphonique :
- Sondages de satisfaction : faites des sondages de satisfaction téléphonique après l’appel des clients pour recueillir leurs opinions quant à la qualité de l’accueil téléphonique externalisé.
- Suivi des appels : enregistrez les appels téléphoniques pour les évaluer. Cette méthode permet d'identifier les points forts et les points faibles du service d accueil téléphonique
- Feedback en direct : offrez aux clients la possibilité de donner leur avis immédiatement après l'appel en utilisant la fonctionnalité dédiée.
- Analyse des commentaires et des réclamations : analysez les commentaires et les réclamations des clients concernant la permanence téléphonique. Identifiez les problèmes récurrents et les suggestions d'amélioration.
Voici cinq tendances ou évolutions récentes dans le domaine de l'accueil téléphonique externalisé:
- Automatisation et IA : l'utilisation de l'automatisation et de l'IA gagnent en popularité dans l'accueil téléphonique externalisé. Les chatbots et les systèmes de réponse vocale interactive (IVR) sont de plus en plus utilisés pour traiter les appels de routine et offrir des informations de base.
- Personnalisation : grâce aux avancées technologiques, il est possible de personnaliser les messages d'accueil, de reconnaître les appelants et de fournir des informations adaptées à leurs besoins.
- Omnicanalité : l'accueil téléphonique externalisé ne se limite plus uniquement aux téléphones. Le service d accueil téléphonique intègrent notamment d'autres canaux tels que le live chat, les réseaux sociaux, les e-mails et les messages texte.
- Analyse des données et des performances : les accueils téléphoniques externalisés utilisent de plus en plus les KPIs pour identifier les améliorations à apporter et optimiser les processus.
- Formation et développement des agents : les accueils téléphoniques professionnels accordent une plus grande importance à la formation et au développement des agents d'accueil téléphonique.
Nos références
N'hésitez pas à nous écrire ou nous appeler pour vous mettre en contact avec nos clients et pouvoir échanger avec eux.
