Télésecrétariat
Vous êtes une profession libérale ou un réseau de franchisés, les sollicitations téléphoniques sont nombreuses.
Confiez vos appels téléphoniques à Leads Provider
Le télésecrétariat chez Leads Provider
Nos télésecrétaires accueillent vos clients ou patients d'une façon personnalisée au nom de votre cabinet ou entreprise, vous transfèrent les appels, prennent des rendez-vous ou communiquent des renseignements à vos patients, clients et prospects : Leads Provider vous offre un service de télésecrétariat médical et juridique complet et personnalisé.
Quand solliciter notre permanence téléphonique :
En complément de votre secrétaire :
Celle-ci est débordée ? Pour soulager votre secrétaire en période de forte demande, et rester régulièrement en contact avec vos patients et clients quand ils vous appellent.
De façon temporaire, pour assurer la permanence de l’accueil téléphonique :
S’appuyer sur l’expertise de nos télésecrétaires pendant les heures de fermeture de votre cabinet et entreprise (Samedis, congés, vacances ...etc.)
En solution intégrale, un secrétariat externalisé :
Nous accueillons les appels de vos patients, clients et prospects, vous transférons les appels, prenons des RDV. Notre permanence téléphonique sera personnalisée en fonction de vos besoins.
Avantages du Secrétariat téléphonique externalisé
Nous avons plusieurs années d'expérience dans le télésecretariat médical et juridique
- Vous serez libre de la prise d’appel pour vous consacrer à votre métier.
- Amplitude horaire large 6 jours sur 7 : du lundi au samedi vendredi de 8h à 20h
- Tarifs adaptés selon vos besoins, soit à l’appel au forfait.
- Nous répondons à vos appels rapidement et d'une façon personnalisée au nom de votre cabinet ou entreprise.
- Notre processus de recrutement est très rigide. Nous sommes conscients que la télésecrétaire représente votre cabinet ou entreprise. Elle doit faire preuve d'empathie, de courtoisie et d’une grande aisance relationnelle. Elle doit aussi être à l'aise à l'oral comme à l'écrit
- Nous transférons vos appels vers vos collaborateurs selon des règles prédéfinies.
- Nous prenons des messages et les envoyons en temps réel par e-mail ou SMS.
- Nous renseignons vos patients et clients sur le fonctionnement de votre cabinet ou entreprise (horaires, plan d’accès...etc.).
- Nous vous prenons des rendez-vous sur un agenda partagé en ligne.
- Notre plateforme technique dédiée au télésecretariat téléphonique externalisé nous permet d'optimiser la gestion de vos appels
L’approche de Leads Provider pour le télésecrétariat
Notre approche pour la gestion des permanences téléphoniques et le secrétariat téléphonique de nos clients (cabinets médicaux, juristes ou entreprises) est éprouvée depuis bien longtemps.
- Nous organisons une première réunion avec nos clients pour définir leurs besoins.
- Notre département informatique paramètre notre logiciel en fonction des critères prédéfinis avec les clients.
- Nos télésecrétaires répondent à vos appels en votre nom.
- Transfèrent les appels vers vos collaborateurs selon des règles prédéfinies.
- Si ces derniers sont occupés, elles prennent des messages et leurs envoient en temps réel des messages par e-mail et/ou par SMS.
- Renseignent vos patients, clients et prospects sur le fonctionnement de votre cabinet ou entreprise (horaires, plan d’accès...etc.).
- Prennent des rendez-vous sur des agendas partagés en ligne.
- A la réception de chaque appel, un compte rendu de la conversation vous sera envoyé par mail en temps réel.
- Régulation des appels urgents, nos télésecrétaires qualifient l’urgence de l'appel. Dans le cas où l'urgence est réelle, le relais est donné à une télésecrétaire «régulatrice», qui gère l’appel conformément à vos procédures.
FAQ
Voici cinq services qui peuvent être assurés par un secrétariat externalisé :
- Gestion des appels téléphoniques : un secrétariat externalisé gère des appels entrants et sortants de l'entreprise. Cela inclut la prise de messages, la redirection des appels et la gestion des agendas.
- Gestion de l'e-mail et de la correspondance : un secrétariat téléphonique à distance peut également gérer la gestion de l'e-mail et de la correspondance de l'entreprise et agit en tant qu'interface entre l'entreprise et ses clients.
- Support administratif : il fournit un soutien administratif aux entreprises en effectuant des tâches telles que la préparation de documents, la saisie de données, etc.
- Service clientèle : un secrétariat externalisé peut fournir un service clientèle en répondant aux questions courantes des clients, en fournissant des informations sur les produits de l'entreprise, etc.
Voici cinq outils et technologies couramment utilisés par un télésecrétariat :
- Solution de gestion des appels : c'est un système spécialement conçu pour la gestion des appels téléphoniques et les rediriger vers les bonnes personnes ou services Il permet aussi de fournir des rapports détaillés sur l'activité des appels.
- Logiciel de gestion de l'e-mail : les secrétariat externalisés utilisent souvent des logiciels de gestion de l'e-mail pour gérer efficacement la correspondance électronique de l'entreprise.
- Outils de communication en temps réel : les secrétariats externalisés utilisent des outils de communication en temps réel tels que les messageries instantanées, les chatbots ou les systèmes de chat en direct pour interagir avec les clients, les membres de l'équipe.
- Système de gestion des rendez-vous : les secrétariats téléphoniques utilisent des systèmes de gestion des rendez-vous pour planifier, organiser et gérer les rendez-vous
- CRM (Customer Relationship Management) : les secrétariat téléphonique à distance utilisent souvent des systèmes CRM pour gérer les informations et les interactions avec les clients.
Voici cinq types d'entreprises ou de professionnels qui peuvent bénéficier d'un télésecrétariat :
- TPE et startups : les TPE et les startups peuvent bénéficier d'un secrétariat téléphonique à distance pour gérer leurs appels téléphoniques, leurs e-mails et leurs tâches administratives sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire.
- Professionnels indépendants : les professionnels indépendants tels que les consultants, les avocats, les médecins ou les freelancers peuvent externaliser leurs tâches administratives à un télésecrétariat. Cela leur permet de se consacrer davantage à leurs activités principales tout en ayant l'assurance que leurs appels, leurs e-mails et leur gestion de rendez-vous sont pris en charge de manière professionnelle.
- Cabinets médicaux ou paramédicaux : tels que les médecins, les dentistes, les kinésithérapeutes, peuvent bénéficier d'un secretariat telephonique. Cela contribue à une meilleure organisation et à une meilleure expérience pour les patients.
- Entreprises en croissance rapide : les entreprises en croissance rapide peuvent faire face à une augmentation soudaine des appels et des demandes. Un secrétariat externalisé peut les aider à gérer efficacement cet afflux de communication.
- Entreprises ayant des besoins saisonniers : les entreprises ayant des cycles d'activité saisonniers peuvent bénéficier d'un secrétariat externalisé pour gérer les pics d'appels ou les demandes pendant les périodes chargées.
Voici cinq critères à prendre en compte pour évaluer la qualité d'un service de télésecrétariat :
- Professionnalisme et compétence : Un bon service de télésecrétariat doit être composé de professionnels compétents et bien formés.
- Réactivité et disponibilité : un secretariat telephonique de qualité se doit d'être réactif et disponible. Cela signifie qu'il doit répondre rapidement aux appels, aux e-mails ou aux demandes des clients.
- Adaptabilité et flexibilité : un secrétariat externalisé doit être capable de s'adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise ou professionnel. Cela peut inclure des horaires de travail spécifiques, des scripts ou des protocoles spécifiques à suivre.
- Confidentialité et sécurité des données : la confidentialité et la sécurité des données sont primordiales dans un service de secrétariat externalisé. Ils doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations sensibles des clients.
- Feedback et suivi de la satisfaction client : Un service de télésecrétariat de qualité met en place des mécanismes de feedback et de suivi de la satisfaction client par le biais d'enquêtes de satisfaction par téléphone, par exemple.
Nos références
N'hésitez pas à nous écrire ou nous appeler pour vous mettre en contact avec nos clients et pouvoir échanger avec eux.
