Gestion des événements et Relance d'invitations

Un taux de participants qualifiés dépassant les 90%

La relance téléphonique d'invitation aux événements

Le téléphone est le seul canal qui délivre le message de votre entreprise directement dans l’oreille de vos invités et permet à nos téléprospecteurs d’avoir les réponses de vos invités immédiatement. C’est un média très réactif, contrairement aux emails ou aux mailings papier qui seront jetés, grâce au télémarketing, nous obtenons des informations précises et immédiates de la part des invités. Et en cas de refus, nos téléprospecteurs savent convaincre vos inviter pour assister à vos événements type conférence, petit-déjeuner d’entreprise, journées portes ouvertes, séminaire, webinaire, road-show, soirées privées, cocktails, dégustations…etc.
Connaître aussi les causes de désistement de certains participants nous permettent de les inviter à d'autres événements et/ou vous fixer des rendez-vous commerciaux avec eux.

La relance téléphonique d’invitations est indispensable pour un meilleur retour sur investissement de vos manifestations. En effet, la relance téléphonique d’invitations assure le succès de vos événements.

Avantages de la relance téléphonique de Leads Provider pour vos événements

Parmi les avantages de confier vos relances téléphoniques de vos invitations à Leads Provider :

1.

Augmenter le nombre de participants pour vos événements :

Notre objectif est non seulement d’augmenter le nombre des participants à vos événements mais nous veillons aussi à les qualifier et nous assurer que ce sont des participants de qualité, qui répondent à vos critères de sélection.

2.

Expérience dans la gestion des événements :

Leads Provider optimise la gestion des événements de ses clients grâce aux relances téléphoniques depuis 2008.

3.

Des assistants commerciaux aguerris :

Nos collaborateurs éveillent chez vos prospects le désir d'assister à vos événements. Ils contactent les décideurs, les écoutent attentivement et les persuadent à participer à vos événements.

4.

Un processus de confirmation éprouvé :

Chez Leads Provider, notre processus de confirmation et de qualification des invités sont éprouvés. Nous qualifions la qualité des participants et des prospects dans chacune des étapes du processus. Nous utilisons différents canaux de confirmation : Le téléphone, le mail, les réseaux sociaux, le Live Chats et le SMS.

5.

Qualification de base de données :

Nos collaborateurs profitent du contact avec vos prospects pour collecter des informations pertinentes pour que vous ayez une idée claire de votre audience et mettre à jour votre base de données.

6.

Un système d’information dédié à la gestion des événements :

Notre système d’information est taillé pour la gestion des événements et la relance téléphonique. Toutes les informations collectées par nos assistants commerciaux sont enregistrées. Ainsi, lors des relances à J-7, J-3 voire J-1, nos téléprospecteurs auront une visibilité exhaustive des différents échanges qui ont eu lieu avec les différents invités.

7.

Des reportings granulaires :

Notre Web Report Tool permet à nos clients de suivre en temps réel les différentes métriques de leurs campagnes. Ils auront aussi accès aux reportings historiques. Exemple de ratios et d’informations que nous remontons à nos clients : Le nombre de participants confirmés, des informations complètes et pertinentes sur les participants, le nombre de participants qui se sont désistés, les raisons de leur désistement...etc.

L’approche de Leads Provider pour la relance d'invitations aux événements

Leads Provider gère plusieurs campagnes de relances téléphoniques d'invitations depuis 2008. Nous avons optimisé et peaufiné nos processus pour réussir les campagnes de nos clients.
Après avoir défini le contexte et les objectifs de votre campagne de relance d’invitations :

  • Nous organisons une séance de brainstorming avec le client pour définir la cible et décider des bases de données sur lesquelles nous allons travailler.
  • Nos coachs forment nos assistants commerciaux sur vos produits et services.
  • Notre département marketing rédige le script (l'argumentaire commercial) et liste les différentes objections avec des réponses adéquates.
  • Notre équipe IT intègre les bases de données dans notre système d'informations et paramètre les reportings pour les personnaliser
  • Notre département qualité établit le processus de confirmation et les critères de sélection prédéfinis avec le client pour qu'il soient suivis par les confirmateurs.
  • Nous lançons la campagne de relance d'invitation : Nos assistants commerciaux identifient les décisionnaires, collectent des informations relatives aux invités pour actualiser les bases de données, les convainquant de participer à l'événement et leur envoient des mails avec les informations nécessaires relatives à l'événement
  • Nos confirmateurs verrouillent la présence des participants grâce au téléphone et les mails principalement. Ils relancent les inscrits à J-14, J-7, J-3 et J-1. Ils leurs envoient aussi des emails et SMS de confirmation avec les détails de l’événement : Objet et sujet de l'événement, adresse, station de métro, carte...etc.
  • Une fois la relance téléphonique démarrée, nous vous transmettons un rapport qualitatif et quantitatif de la production de la journée. Exemple de ratios : Le nombre de participants confirmés, des informations complètes et pertinentes des participants, le nombre de participants qui se sont désistés, les raisons de leur désistement...etc.
  • Pour ceux qui se sont désistés, nous les invitons à un autre événement ou fixerons avec eux des rendez-vous avec un de vos commerciaux.
  • Last but not least, suite à l’événement, nos assistants commerciaux recontactent vos invités pour avoir leurs feedbacks et identifient leurs projets et/ou leurs présenter vos prochains événements et les inviter.

Nos références

N'hésitez pas à nous écrire ou nous appeler pour vous mettre en contact avec nos clients et pouvoir échanger avec eux.

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