Gestion événementiel et relance d’invitations professionnels

Relance d’invitation aux événements par téléphone

Le téléphone est le seul canal qui délivre le message de votre entreprise directement dans l’oreille de vos invités et permet à nos téléprospecteurs d’avoir les réponses de vos invités immédiatement. C’est un média très réactif, contrairement aux emails ou aux mailings papier qui seront jetés, grâce au télémarketing, nous obtenons des informations précises et immédiates de la part des invités. Et en cas de refus, nos téléprospecteurs savent convaincre vos inviter pour assister à vos événements type conférence, petit-déjeuner d’entreprise, journées portes ouvertes, séminaire, webinaire, road-show, soirées privées, cocktails, dégustations…etc.
Connaître aussi les causes de désistement de certains participants nous permettent de les inviter à d'autres événements et/ou vous fixer des rendez-vous commerciaux avec eux.

La relance téléphonique d’invitations est indispensable pour un meilleur retour sur investissement de vos manifestations. En effet, la relance téléphonique d’invitations assure le succès de vos événements.

Avantages de la Relance téléphonique aux événements

Parmi les avantages de confier vos relances téléphoniques de vos invitations à Leads Provider :

Notre Approche pour une relance d’invitation aux événements réussie

Leads Provider gère plusieurs campagnes de relances téléphoniques d'invitations depuis 2008. Nous avons optimisé et peaufiné nos processus pour réussir les campagnes de nos clients.
Après avoir défini le contexte et les objectifs de votre campagne de relance d’invitations :

• Nous organisons une séance de brainstorming avec le client pour définir la cible et décider des bases de données sur lesquelles nous allons travailler.
• Nos coachs forment nos assistants commerciaux sur vos produits et services.
• Notre département marketing rédige le script (l'argumentaire commercial) et liste les différentes objections avec des réponses adéquates.
• Notre équipe IT intègre les bases de données dans notre système d'informations et paramètre les reportings pour les personnaliser
• Notre département qualité établit le processus de confirmation et les critères de sélection prédéfinis avec le client pour qu'il soient suivis par les confirmateurs.
• Nous lançons la campagne de relance d'invitation : Nos assistants commerciaux identifient les décisionnaires, collectent des informations relatives aux invités pour actualiser les bases de données, les convainquant de participer à l'événement et leur envoient des mails avec les informations nécessaires relatives à l'événement
• Nos confirmateurs verrouillent la présence des participants grâce au téléphone et les mails principalement. Ils relancent les inscrits à J-14, J-7, J-3 et J-1. Ils leurs envoient aussi des emails et SMS de confirmation avec les détails de l’événement : Objet et sujet de l'événement, adresse, station de métro, carte...etc.
• Une fois la relance téléphonique démarrée, nous vous transmettons un rapport qualitatif et quantitatif de la production de la journée. Exemple de ratios : Le nombre de participants confirmés, des informations complètes et pertinentes des participants, le nombre de participants qui se sont désistés, les raisons de leur désistement...etc.
• Pour ceux qui se sont désistés, nous les invitons à un autre événement ou fixerons avec eux des rendez-vous avec un de vos commerciaux.
• Last but not least, suite à l’événement, nos assistants commerciaux recontactent vos invités pour avoir leurs feedbacks et identifient leurs projets et/ou leurs présenter vos prochains événements et les inviter.