Gestion événementiel et relance d’invitations professionnels

Un taux de participants qualifiés dépassant les 90%

Relance d’invitation aux événements par téléphone

Le téléphone est le seul canal qui délivre le message de votre entreprise directement dans l’oreille de vos invités et permet à nos téléprospecteurs d’avoir les réponses de vos invités immédiatement. C’est un média très réactif, contrairement aux emails ou aux mailings papier qui seront jetés, grâce au télémarketing, nous obtenons des informations précises et immédiates de la part des invités. Et en cas de refus, nos téléprospecteurs savent convaincre vos invités pour assister à vos événements type conférence, petit-déjeuner d’entreprise, journées portes ouvertes, séminaire, webinaire, road-show, soirées privées, cocktails, dégustations…etc.
Connaître aussi les causes de désistement de certains participants nous permet de les inviter à d'autres événements et/ou de vous fixer des rendez-vous commerciaux avec eux.

La relance d’invitations à un événement est indispensable pour un meilleur retour sur investissement de vos manifestations. En effet, la relance téléphonique d’invitations assure le succès de vos événements professionnels.

Avantages de la Relance téléphonique aux événements Professionnels

Parmi les avantages de confier vos relances téléphoniques de vos invitations à Leads Provider :

1.

Augmenter le nombre de participants pour vos événements :

Notre objectif est non seulement d’augmenter le nombre des participants à vos événements mais nous veillons aussi à les qualifier et nous assurer que ce sont des participants de qualité, qui répondent à vos critères de sélection.

2.

Expérience dans la gestion des événements :

Leads Provider optimise la gestion des événements de ses clients grâce aux relances téléphoniques depuis 2008.

3.

Des assistants commerciaux aguerris :

Nos collaborateurs éveillent chez vos prospects le désir d'assister à vos événements. Ils contactent les décideurs, les écoutent attentivement et les persuadent à de participer à vos événements.

4.

Un processus de confirmation éprouvé :

Chez Leads Provider, notre processus de confirmation et de qualification des invités est éprouvé. Nous qualifions la qualité des participants et des prospects dans chacune des étapes du processus. Nous utilisons différents canaux de confirmation : Le téléphone, le mail, les réseaux sociaux, le Live Chats et le SMS.

5.

Qualification de base de données :

Nos collaborateurs profitent du contact avec vos prospects pour collecter des informations pertinentes pour que vous ayez une idée claire de votre audience et mettre à jour votre base de données.

6.

Un système d’information dédié à la gestion des événements :

Notre système d’information est taillé pour la gestion des événements et la relance téléphonique. Toutes les informations collectées par nos assistants commerciaux sont enregistrées. Ainsi, lors des relances à J-7, J-3 voire J-1, nos téléprospecteurs auront une visibilité exhaustive des différents échanges qui ont eu lieu avec les différents invités.

7.

Des reportings granulaires :

Notre Web Report Tool permet à nos clients de suivre en temps réel les différentes métriques de leurs campagnes. Ils auront aussi accès aux reportings historiques. Exemple de ratios et d’informations que nous remontons à nos clients : Le nombre de participants confirmés, des informations complètes et pertinentes sur les participants, le nombre de participants qui se sont désistés, les raisons de leur désistement...etc.

Notre Approche pour une relance d’invitation aux événements professionnels réussie

Leads Provider gère plusieurs campagnes de relances téléphoniques d'invitations depuis 2008. Nous avons optimisé et peaufiné nos processus pour réussir les campagnes de nos clients.
Après avoir défini le contexte et les objectifs de votre campagne de relance d’invitations :

  • Nous organisons une séance de brainstorming avec le client pour définir la cible et décider des bases de données sur lesquelles nous allons travailler.
  • Nos coachs forment nos assistants commerciaux sur vos produits et services.
  • Notre département marketing rédige le script (l'argumentaire commercial) et liste les différentes objections avec des réponses adéquates.
  • Notre équipe IT intègre les bases de données dans notre système d'informations et paramètre les reportings pour les personnaliser
  • Notre département qualité établit le processus de confirmation et les critères de sélection prédéfinis avec le client pour qu'il soient suivis par les confirmateurs.
  • Nous lançons la campagne de relance d'invitation : Nos assistants commerciaux identifient les décisionnaires, collectent des informations relatives aux invités pour actualiser les bases de données, les convainquant de participer à l'événement et leur envoient des mails avec les informations nécessaires relatives à l'événement
  • Nos confirmateurs verrouillent la présence des participants grâce au téléphone et les mails principalement. Ils relancent les inscrits à J-14, J-7, J-3 et J-1. Ils leurs envoient aussi des emails et SMS de confirmation avec les détails de l’événement : Objet et sujet de l'événement, adresse, station de métro, carte...etc.
  • Une fois la relance téléphonique démarrée, nous vous transmettons un rapport qualitatif et quantitatif de la production de la journée. Exemple de ratios : Le nombre de participants confirmés, des informations complètes et pertinentes des participants, le nombre de participants qui se sont désistés, les raisons de leur désistement...etc.
  • Pour ceux qui se sont désistés, nous les invitons à un autre événement ou fixerons avec eux des rendez-vous avec un de vos commerciaux.
  • Last but not least, suite à l’événement, nos assistants commerciaux recontactent vos invités pour avoir leurs feedbacks et identifient leurs projets et/ou leurs présenter vos prochains événements et les inviter.

FAQ

Quels sont les critères et les indicateurs pour mesurer la réussite d’un événement?

Voici les principales métriques à suivre pour mesurer la réussite d’un événement:

  1. Le check-in : c’est un indicateur pour mesurer le taux de participation effective des inscrits (le nombre des participants qui ont réellement assisté)
  2. Le Net Promoter Score (NPS): c’est un système utilisé pour mesurer la propension des participants à recommander votre événement à d'autres personnes.
  3. Les interactions au sein de la communauté : si vous utilisez une solution informatique dédiée à votre événement, vous pourrez mesurer le nombre de membres actifs ainsi que le nombre de messages échangés au sein de la communauté. Cet indicateur témoigne de l'engagement des participants.
  4. Les mentions sur les réseaux sociaux : en créant un hashtag dédié à l'événement, vous pouvez suivre le nombre de fois où il est mentionné par les participants. De plus, vous pouvez mesurer l'évolution du nombre d'abonnés et de mentions sur les réseaux sociaux de votre entreprise avant et après l'événement. Ces indicateurs permettent d'évaluer l'impact de votre événement sur les plateformes de médias sociaux.
  5. Les experts en relance d'invitations utilisent des outils pour identifier les canaux de communication les plus efficaces pour promouvoir vos événements, ainsi que le nombre optimal de relances nécessaires. Cela permet d'optimiser la participation et la réussite de vos prochains événements."
Comment calculer le taux de satisfaction d’un événement ?

Vous pouvez utiliser le téléphone et le CSAT (Customer Satisfaction Score) de la manière suivante :

  1. Le téléphone : vous pouvez engager un Call Center pour mener un questionnaire auprès des participants de l'événement et recueillir des informations détaillées sur leur satisfaction.
  2. Le CSAT : c’est un indicateur pour mesurer la satisfaction des clients. Pour le calculer, vous pouvez utiliser l'échelle de Likert comprenant des options telles que "Pas du tout satisfait", "Peu satisfait", "Neutre", "Satisfait" ou "Très satisfait".
  3. Pour calculer le CSAT : CSAT = (Somme des réponses "Satisfait" + "Très satisfait") / (Nombre de réponses total) x 100.

Cette approche vous permet d'obtenir un score quantitatif de satisfaction pour évaluer l'opinion globale des participants à votre événement. Cela vous permettra d'évaluer l'efficacité de votre événement et d'identifier les domaines à améliorer lors de vos prochaines relances d'invitation. Vous pourrez ainsi optimiser vos stratégies de communication.

Comment augmenter votre taux de participation lors d’un événement ?

Voici quelques stratégies pour augmenter votre taux de participation lors d'un événement :

  1. Créez un contenu attrayant : Assurez-vous que votre événement propose un contenu pertinent pour votre public cible. Mettez en avant les moments forts de la programmation dans votre communication ainsi que les bénéfices de participer.
  2. Facilitez l'inscription et la participation : simplifiez le processus d'inscription en utilisant des plateformes en ligne conviviales et en fournissant des informations claires sur la manière de participer.
  3. Choisissez une localisation stratégique: pour les événements physiques, simplifiez la vie des participants en choisissant un emplacement bien desservi et relié aux principaux moyens de transport.
  4. Collaborez avec des experts dans la relance d'invitations d'événements. Ils disposent de méthodes éprouvées pour relancer efficacement votre public cible via divers canaux de communication tels que l'e-mail, les réseaux sociaux et le téléphone. Leur expertise leur permet d'inciter les participants cibles à s'inscrire et à participer.
  5. Inviter des leaders d'opinion: l’intervention de ces personnalités, reconnues pour leur expertise, peut considérablement accroître le taux de participation.
Quelles sont les solutions pour éviter le phénomène de no-show sur vos évènements?

La gestion des no-show et la qualification des inscrits sont des défis majeurs pour les organisateurs d'événements. La relance téléphonique des invitations se révèle être le meilleur remède contre les désistements des inscrits et permet une meilleure qualification de ces derniers. Une fois que vous avez créé un contenu attrayant pour votre public cible, il est essentiel de mettre en place un processus de relance d’invitations efficace pour garantir le succès de vos événements, qu'ils soient virtuels ou physiques Il existe des professionnels de la relance d'invitations qui peuvent réduire considérablement votre taux de No-Show et vous garantir des invités hautement qualifiés. Ils possèdent les outils informatiques, les ressources humaines et le savoir-faire nécessaires pour filtrer les inscrits non ciblés et inciter les personnes ciblées à participer à l'événement.

Nos références

N'hésitez pas à nous écrire ou nous appeler pour vous mettre en contact avec nos clients et pouvoir échanger avec eux.

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